Dokumente landen von selbst am richtigen Ort.
Rechnungen, Belege, Lieferscheine und Fotos kommen per E-Mail an, werden automatisch gelesen und in einer durchsuchbaren Ablage einsortiert. Wir richten das System ein und betreuen es – im Betrieb muss sich niemand um Technik kümmern.
Vom Posteingang bis zur Suche
Eingang
Dokumente werden an ein festes E-Mail-Postfach geschickt oder weitergeleitet. Auf Wunsch gibt es zusätzliche Eingangswege.
Erkennen
Texterkennung (OCR) liest den Inhalt, ordnet Absender, Datum und Dokumenttyp zu und benennt die Datei sauber.
Finden
Alles liegt zentral und durchsuchbar im Volltext. Ein Suchbegriff genügt, statt Ordner und Postfächer zu durchforsten.
Alles aus einer Hand
Eigene Ablage
Jeder Betrieb bekommt eine eigene, getrennte Umgebung mit eigenen Zugangsdaten – nichts wird mit anderen Kunden geteilt.
Volltextsuche
Auch gescannte Dokumente und Fotos werden durchsuchbar, nicht nur der Dateiname.
Automatische Verarbeitung
Die vereinbarten Abläufe laufen im Hintergrund mit n8n, ohne dass jemand Dateien von Hand verschiebt.
Dateiablage mit Nextcloud
Zusätzlich gibt es eine eigene Dateiablage, die in das Sicherungskonzept eingebunden ist.
Benutzer und Rechte
Jede Person bekommt ein eigenes Konto, Berechtigungen lassen sich nach Bedarf trennen.
Einweisung
Eine kurze Remote-Einweisung für die verantwortliche Person im Betrieb gehört zur Übergabe.
Wir kümmern uns um die Technik
Updates und Monitoring
Sicherheitsupdates laufen geplant und dokumentiert, Erreichbarkeit und Speicher werden überwacht.
Sicherung
Backups liegen getrennt vom Produktivsystem, die Wiederherstellung wird regelmäßig getestet.
Störungsbehebung
Wenn etwas hakt, kümmern wir uns darum – der Betrieb ist im monatlichen Entgelt enthalten.
Erweiterbar
Weitere Eingangswege, Schnittstellen oder Abläufe können später ergänzt werden – auf Wunsch bis zur lokalen Lösung im eigenen Betrieb.
Wie könnte das bei euch aussehen?
Im Analysegespräch klären wir, welche Dokumente anfallen und wie sie ankommen. Aufwand und Kosten stehen fest, bevor gebaut wird.
Gespräch anfragen