Les documents trouvent seuls leur place.
Factures, justificatifs, bons de livraison et photos arrivent par e-mail, sont lus automatiquement et classés dans des archives consultables. Nous installons le système et nous en occupons : personne dans votre entreprise n’a à gérer la technique.
De la boîte de réception à la recherche
Réception
Les documents sont envoyés ou transférés vers une boîte e-mail dédiée. D’autres canaux d’entrée sont possibles sur demande.
Reconnaissance
La reconnaissance de texte (OCR) lit le contenu, identifie l’expéditeur, la date et le type de document et nomme proprement le fichier.
Retrouver
Tout est centralisé avec une recherche en texte intégral. Un mot-clé suffit, plus besoin de fouiller dossiers et messageries.
Tout d’un seul interlocuteur
Vos propres archives
Chaque entreprise dispose de son environnement séparé avec ses propres accès – rien n’est partagé avec d’autres clients.
Recherche en texte intégral
Les documents numérisés et les photos deviennent eux aussi consultables, pas seulement le nom du fichier.
Traitement automatique
Les processus convenus tournent en arrière-plan avec n8n, sans que personne ne déplace des fichiers à la main.
Stockage avec Nextcloud
Vous disposez aussi de votre propre espace de fichiers, intégré au concept de sauvegarde.
Utilisateurs et droits
Chaque personne a son propre compte, et les droits peuvent être séparés selon les besoins.
Prise en main
Une courte présentation à distance pour la personne responsable fait partie de la remise.
Nous nous occupons de la technique
Mises à jour et supervision
Les mises à jour de sécurité sont planifiées et documentées ; disponibilité et espace de stockage sont surveillés.
Sauvegarde
Les sauvegardes sont conservées à part du système en production, et la restauration est testée régulièrement.
Résolution des incidents
En cas de problème, nous nous en occupons – l’exploitation est comprise dans la mensualité.
Évolutif
D’autres canaux d’entrée, interfaces ou processus peuvent être ajoutés plus tard – jusqu’à une solution locale dans vos locaux.
À quoi cela pourrait-il ressembler chez vous ?
Lors de l’entretien d’analyse, nous clarifions quels documents arrivent et comment. Effort et coûts sont arrêtés avant toute réalisation.
Demander un entretien